Regulamin uczestnictwa w III międzynarodowej konferencji naukowej
„Wyzwania Psychiatrii Dzieci i Młodzieży w Europie.”
§1
Postanowienia ogólne
1. Niniejszy regulamin dotyczy konferencji naukowej pt. „Wyzwania psychiatrii dzieci i młodzieży w Europie.”, która odbędzie się 30.11.2024 r. w Zielonej Górze
2. Poniższe definicje opisują użyte w treści regulaminu określenia:
2.1. Organizator:
SP ZOZ Centrum Leczenia Dzieci i Młodzieży w Zaborze
2.2. Konferencja:
III Konferencja naukowa „Wyzwania psychiatrii dzieci i młodzieży w Europie.”;
2.3. Uczestnik:
osoba fizyczna, która ukończyła 18 lat i posiada pełną zdolność do czynności prawnych, która za pomocą Systemu prawidłowo zarejestrowała się na Konferencję oraz terminowo opłaciła uczestnictwo, o ile nie była z tej opłaty zwolniona.
3.Organizator zastrzega sobie prawo wprowadzania zmian w programie Konferencji, w tym prawo do zmiany prelegentów z przyczyn od niego niezależnych. Uczestnikowi nie przysługuje w takim przypadku prawo do odszkodowania lub zwrotu opłaty uczestnictwa ze strony Organizatora.
4. Oficjalnym językiem Konferencji są języki: polski oraz angielski.
5. Przepisy niniejszego regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji, a przesłanie formularza zgłoszeniowego do Organizatora jest jednoznaczne z zaakceptowaniem niniejszego Regulaminu i jest wiążące dla obu stron.
§2
Zgłoszenie udziału
1. Konferencja skierowana jest głównie do lekarzy, psychoterapeutów, psychologów, pedagogów, studentów i innych osób działających w obszarze zdrowia psychicznego dzieci i młodzieży, lub zainteresowanych tą problematyką.
2. Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest:
- przesłanie drogą elektroniczną, do dnia 22.11.2024, wypełnionego formularza
zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej Konferencji;
- uiszczenie opłaty konferencyjnej w terminie do 3 dni roboczych od dnia wysłania zgłoszenia.
W przypadku zgłoszenia się uczestnika po 19.11.2024, jest on zobowiązany przesłać potwierdzenie przelewu na adres: biuro@cldim.zgora.pl , przed dniem rozpoczęcia konferencji. W przypadku braku wpłaty w wyznaczonym terminie zgłoszenie uczestnika zostaje anulowane.
3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z wprowadzenia do formularza błędnych danych przez osoby rejestrujące swój udział w Konferencji.
4. Każdy z Uczestników otrzyma certyfikat potwierdzający uczestnictwo w Konferencji.
5. W wypadku nieodebrania certyfikatu podczas Konferencji możliwy jest jego odbiór osobisty po uprzedni ustaleniu sposobu z koordynatorem wydarzenia.
6. Uprawnionym do tego uczestnikom przysługują punkty edukacyjne
§3
Opłata za uczestnictwo w Konferencji
1. Opłata za uczestnictwo w Konferencji wynosi:
1.1 Dla lekarzy specjalistów:
350 zł
1.2 Dla lekarzy w trakcie specjalizacji:
300 zł
1.3 Dla innych uczestników:
300 zł
1.4 Goście honorowi oraz studenci uczestniczą w konferencji bezpłatnie
2. Uczestnik gwarantuje, że wszystkie dane przekazane do rejestracji są prawidłowe. Po wypełnieniu i potwierdzeniu prawdziwości danych w formularzu rejestracyjnym na podany w nim adres e-mail zostanie wysłana wiadomość będąca potwierdzeniem rejestracji.
3. Uczestnik wraz z wiadomością e-mail – stanowiącą potwierdzenie rejestracji otrzyma fakturę proforma lub informacje umożliwiające dokonanie płatności za konferencję.
4. Wszystkie dane osobowe przetwarzane w procesie rejestracji Uczestnika są chronione zgodnie z wymogami RODO oraz Polityką prywatności.
5. W przypadku rezygnacji z udziału w Konferencji, wniosek o zwrot opłaty uczestnictwa, najpóźniej 3 dni przed rozpoczęciem konferencji, należy wysłać mailem na adres kontaktowy Organizatora: biuro@cldim.zgora.pl. Zwrot kosztów nie jest możliwy w przypadku, gdy Uczestnik wystąpił później niż 3 dni przed rozpoczęciem konferencji o zwrot opłaty uczestnictwa i/lub nie informując Organizatora nie wziął w niej udziału.
6. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku o zwrot kosztów uczestnictwa Organizator dokona zwrotu wpłaty w ciągu 14 dni od dnia przesłania wniosku do Organizatora.
7. Opłata uczestnictwa, o której mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu nie obejmuje kosztów dojazdu i zakwaterowania.
Na życzenie Uczestnika, Organizator może wystawić fakturę sprzedaży za uczestnictwo w Konferencji. Dane do wystawienia faktury należy wpisać w formularzu zgłoszeniowym.
§4
Zgoda na wykorzystanie wizerunku
1. Podczas Konferencji Organizator będzie wykonywał jej dokumentację fotograficzną, która w całości lub części może zostać umieszczone na stronie internetowej Konferencji i w mediach społecznościowych.
2. Uczestnik ma prawo do zgłoszenia żądania usunięcia materiałów zawierających jego wizerunek, wskazując je na stronie internetowej Konferencji lub w mediach społecznościowych. Organizator usunie wskazane materiały w ciągu 14 dni.
3. Zarejestrowane materiały nie są przechowywane w ustrukturyzowanej postaci umożliwiającej łatwą identyfikację osób i nie stanowią danych osobowych w myśl Polityki prywatności oraz zapisów RODO.
§ 5
Postanowienia końcowe
1. Administratorem danych osobowych Uczestników jest Organizator.
2. Organizator, na mocy odrębnej umowy, może powierzyć przetwarzanie danych osobowych Uczestników stronie trzeciej, jeśli jest to niezbędne do realizacji procesu rejestracji lub jest to konieczne do przeprowadzania prac organizacyjnych przy Konferencji.
3. Dane osobowe Uczestnika zawarte w formularzu zgłoszenia udziału w Konferencji zebrane przez Organizatora przetwarzane są w celu przeprowadzenia Konferencji zgodnie z postanowieniami Regulaminu oraz Polityki prywatności, która definiuje wymogi i procesy zgodnie z rozporządzeniem RODO.
4. Wszelkie prawa Uczestnika w zakresie dostępu do danych, prawa do bycia zapomnianym i innych praw związanych z wymogami RODO określa Polityka prywatności.
5. Organizator zastrzega sobie prawo do wykorzystania adresu e-mail podanego podczas rejestracji na Konferencję celem powiadamiania uczestników Konferencji m.in. o zmianach programu Konferencji lub Regulaminu.
6. Uczestnicy zobowiązani są przestrzegać zapisów regulaminu obowiązującego na terenie obiektu, w którym organizowana jest Konferencja, w tym w szczególności zasad bezpieczeństwa, przepisów BHP i przeciwpożarowych.
7. W trakcie Konferencji Uczestnik zobowiązany jest stosować się do ewentualnych poleceń porządkowych Organizatora
8. Uczestnik przyjmuje do wiadomości, iż w sytuacji stwierdzenia przez Organizatora, że Uczestnik narusza zapisy Regulaminu Konferencji lub w inny sposób zagraża bezpieczeństwu imprezy, Organizator uprawniony jest do odmowy Uczestnikowi prawa udziału w Konferencji i żądania opuszczenia przez Uczestnika miejsca Konferencji lub terenu obiektu, w którym organizowana jest Konferencja.
9. Liczba miejsc na Konferencji jest ograniczona. Organizator zastrzega sobie prawo do odrzucenia zgłoszenia z powodu braku miejsc.
10. Organizator zastrzega sobie prawo dokonywania zmian w Regulaminie.
11. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu Uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
12.Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.
13. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia zarówno na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Konferencją.
14. Zarejestrowanie się w charakterze Uczestnika konferencji wymaga akceptacji w Systemie niniejszego Regulaminu oraz Polityki prywatności.